Отправка собственнику

Собственник получает письмо со ссылкой на акт. Ссылка вида app.act-pro.ru/a/… открывается в любом браузере: ни регистрироваться, ни заводить аккаунт, ни ставить приложение ему не нужно — он просто нажимает и видит документ. Отправку запускает сотрудник компании, и в типичном раскладе письмо уходит в тот же день, когда был осмотр.

Ссылка, а не вложение

PDF не прикладывается к письму файлом. Причина простая: акт с приложением на сотню фотографий весит столько, что почта его либо режет, либо кладёт в спам, а собственник потом ищет письмо и не находит.

По ссылке лежит тот же документ, который собрал сервер. Открывается он и с телефона, и с компьютера, и переслать его юристу или застройщику собственник может той же ссылкой.

Кто и как отправляет

Отправка идёт из веб-панели: сотрудник открывает акт и нажимает отправку. Перед тем как письмо уйдёт, интерфейс показывает, на какой адрес именно — подтверждение стоит ровно затем, чтобы акт не уехал не тому человеку.

Право на отправку есть у администратора и у менеджера. Эксперт тоже может отправить письмо по своему акту — подробнее про роли на странице команды и доступов.

Если адрес неверный

Опечатка в почте на объекте — штатная ситуация. Адрес получателя правится прямо в акте, карточку клиента при этом трогать не надо: у постоянного клиента в базе остаётся его обычная почта, а конкретный акт уходит туда, куда попросили. После правки интерфейс сам предлагает отправить письмо заново.

Видно, дошло ли

По каждому документу в панели виден статус доставки: во сколько письмо ушло, ждёт ли оно ещё отправки или упало с ошибкой — и сколько попыток уже было. Это снимает главный вопрос компании к самой себе: отправляли этому клиенту акт или забыли.

У комплексного акта документов два, и статус у каждого свой — видно, что акт приёмки ушёл, а акт экспертизы ещё в очереди.

Копия остаётся у компании

Каждое письмо дублируется на почту компании — тот адрес, который указан в настройках организации. Так у вас в собственном ящике складывается вся переписка с собственниками: что ушло, кому и когда, в том же виде, в каком это увидел собственник.

Что получает собственник

Готовый PDF: перечень дефектов по помещениям, нормативные основания под каждым и фотографии в приложении — в зависимости от типа акта. Что именно попадает в документ и чем отличаются типы, разобрано на странице акта и PDF.

Ему не приходит ни приглашения в сервис, ни предложения зарегистрироваться. Собственник заказывал акт, а не знакомство с нашим сервисом, — он получает акт.

Рядом

Откуда берутся формулировки в документе — в справочнике. Как выглядит история отправленных актов — на странице веб-панели. Разбор шагов по порядку — в базе знаний.